Wagenparken kosten bedrijven handenvol geld. Het is dan ook maar logisch dat deze kostenpost in periodes van laagconjunctuur onder de loep wordt genomen. Want dat het vaak goedkoper en efficiënter kan, staat als een paal boven water. Vooral in KMO’s, die meestal niet over de mankracht en/of expertise beschikken om aan echt vlootbeheer te doen, kan het nog heel wat beter. Want niet alleen gaan ze bij de keuze van de wagens vaak ondoordacht te werk. Ook hebben ze weinig zicht op het totale kostenplaatje van hun vloot en de mogelijkheden tot besparingen.

Volgens de statistieken van de Federale Overheidsdienst Economie waren er in België op 1 augustus 2009 meer dan 5,1 miljoen personenauto’s in omloop, wat 1,2 % meer is dan op dezelfde datum in 2008. Een flink deel daarvan wordt als bedrijfswagen gebruikt, want volgens de FOD Mobiliteit en Vervoer zijn er vandaag iets meer dan één miljoen personenwagens in gebruik bij ondernemingen, zeanlfstandigen en vrije beroepen. Verhuurders op lange termijn nemen met iets meer dan 270.000 exemplaren een flink stuk van de circulerende bedrijfswagens voor hun rekening.

Stéphane Verwilghen

Voorzitter van het Corporate Vehicle Observatory (CVO) en Managing Director van Arval, Stéphane Verwilghen, vertelt: “Momenteel blijft de vloot van wagens die op lange termijn worden verhuurd, relatief stabiel in omvang. Enerzijds is de vraag naar nieuwe voertuigen aanzienlijk gedaald, gewoonweg omdat de Belgische ondernemingen momenteel weinig nieuw personeel aanwerven. Maar anderzijds blijft de bestaande vloot nu iets langer operationeel doordat veel klanten vragen om bijvoorbeeld langer met de wagen te rijden dan oorspronkelijk in het contract was voorzien. Zodoende kunnen we stellen dat het wagenpark van de verhuurders op lange termijn dit jaar rond een nulgroei zal draaien.” Uit deze informatie kunnen we opmaken dat de crisis blijkbaar nog niet zo’n grote impact op de wagenparken van de Belgische ondernemingen heeft gehad. Ook de Europese Barometer 2009 van het CVO bevestigt dat. Maar daarin zou wel eens verandering kunnen komen. Want de enquête toont aan dat 59 % van de middelgrote en 56 % van de grote ondernemingen van plan is om zijn wagenparkbeleid in de toekomst bij te sturen (terwijl dat in Europa gemiddeld maar 40 en 43 % is). Voor de komende drie jaar verwacht amper 11 % van de grote bedrijven (met vijfhonderd of meer werknemers) nog een uitbreiding van de fleet, tegenover 44 % begin 2008. Bij de middelgrote firma’s is het cijfer van 36 naar 17 % gezakt, bij kleine bedrijven (met 10 tot 99 werknemers) ging het van 30 naar 22 % en bij de micro-ondernemingen zelfs van 19 naar 8 %!

Uitbesteden is de boodschap

Het is evident dat minder wagens in uw vloot opnemen, helpt om te besparen. Maar eigenlijk is dat enkel een oplossing indien u uw werknemersbestand inkrimpt. Want u kunt niet zomaar beslissen om een firmawagen van uw personeelsleden af te nemen: het gaat immers over een voordeel dat in het arbeidscontract is opgenomen. Gelukkig bestaan er talrijke andere mogelijkheden om de kosten van uw vloot onder controle te houden. “In feite draait alles rond een efficiënt wagenparkbeheer,” vertelt Stéphane Verwilghen. “Eerst en vooral moet u zich afvragen of u wel over de nodige mankracht en knowhow beschikt om deze taak binnenshuis uit te voeren. En de meeste KMO-zaakvoerders zullen op deze vraag ‘neen’ moeten antwoorden, althans als ze een correct beeld hebben over wat vlootbeheer nu eigenlijk allemaal inhoudt. Maar daar wringt precies het schoentje: veel kleine en middelgrote ondernemingen beseffen niet hoe complex de materie wel is. Meer nog: ze hebben meestal geen flauw benul van de werkelijke kosten van hun wagenpark. En dat kan in tijden van crisis wel eens tot acute financiële problemen leiden. Ik geef een heel eenvoudig voorbeeld: een klein bedrijf dat op betaling van haar grootste klanten wacht, krijgt in dezelfde maand te maken met een auto-ongeval van één van de medewerkers, moet de banden van een andere wagen vervangen en blijkt bij de terugverkoop van het derde voertuig maar de helft van het bedrag te krijgen waarop het had gehoopt. We spreken hier al snel van enkele duizenden euro’s onvoorziene kosten… Vandaar dat ik alle zaakvoerders aanraad om voor de formule van huren op lange termijn te kiezen. Want met een dergelijke operationele leasing weet u precies wat het maandelijkse kostenplaatje van uw wagenpark is en komt u nooit voor grote extra kosten te staan. Want het contract omvat de noodzakelijke afschrijving, interest, onderhoud, wisselstukken, reparaties, verzekeringen, … Hierbij wil ik op één specifiek voordeel wijzen. Het gebeurt wel eens dat een nieuwe wagen ergens een foutje bevat. Als zich dat pas na de garantieperiode manifesteert, draait u voor alle kosten op indien u de wagen zelf hebt gefinancierd. Maar zelfs als het mankement vroeger wordt ontdekt, bent u nog altijd de klos. Want dergelijke auto’s moeten frequent naar de garage, wat heel wat tijd kost en ongemak veroorzaakt. Een leasingmaatschappij zal dit allemaal zelf afhandelen en u meteen een vervangwagen bezorgen. En zo komen we op een tweede grote reden waarom u beter voor een huurformule op lange termijn kiest: tijdwinst. Want het is de leasingmaatschappij die instaat voor het inschrijven van de wagen, het regelen van de brandstofkaart en de contracten met verzekeringsmaatschappijen, het betalen van de verkeersbelasting, de wederverkoop op het einde van de rit, … Voor dit laatste garanderen we trouwens een vast bedrag, waardoor u ook op dit vlak niet voor onaangename verrassingen komt te staan. Want het kan wel eens verkeren in de tweedehandswereld: zo kelderden de prijzen van de occasies de laatste twaalf maanden tot 18 %! Tenslotte kunnen langetermijn verhuurders, door hun groot ‘volume’, bij de verzekeringsmaatschappijen, onderdelenproducenten, concessiehouders, carrosserieherstellers, …, betere tarieven negotiëren, waardoor u ook op deze kosten bespaart.”

“Door met de ‘Total Cost of Ownership’ rekening te houden, voorkomt u later voor verrassingen te staan.”

Hou rekening met de TCO

Maar met een leasingmaatschappij in zee gaan, levert nog andere voordelen op. Zo beschikken ze over een up to date database van alle merken en type wagens en kunnen ze de ‘Total Cost of Ownership’ (TCO) van elke mogelijke auto inschatten. Stéphane Verwilghen: “Veel KMO-bedrijfsleiders laten zich bij hun keuze nog al te vaak door de aankoopprijs leiden, vooral dan als ze deze investering met eigen middelen of financiële leasing – een formule die op een gewone lening lijkt – financieren. Maar vaak komt een auto die iets goedkoper in aanschaf is, duurder in gebruik uit: omdat hij meer verbruikt, meer onderhoud vergt of een lagere wederverkoopswaarde heeft. Kortom: door met de ‘Total Cost of Ownership’ rekening te houden, voorkomt u later voor verrassingen te staan.” Elementen die in het kostenplaatje ook niet mogen worden vergeten, zijn het aftrekbaarheidsregime van het voertuig en de zogenaamde CO2-taks. Zoals u intussen wel zult weten, staat de fiscale aftrekbaarheid van wagens niet meer vast op 75 %, maar is dit voortaan variabel tussen 60 en 90 % volgens de CO2-uitstoot van het model. Stéphane Verwilghen: “De CO2-taks is de tweede fiscale maatregel. Het gaat om een forfait dat van de CO2-uitstoot van de wagen afhankelijk is. En als u weet dat de CO2-uitstoot één op één met het brandstofverbruik gepaard gaat, dan heeft u drie redenen om met het verbruik rekening te houden: het bedrag dat wordt gespendeerd om de tank te vullen, het aftrekbaarheidspercentage en de te betalen CO2-taks. Een verkeerde voertuigkeuze kan u dus veel kosten!” Dit alles heeft al veel ondernemingen ertoe aangezet om hun vloot te ‘vergroenen’, alhoewel België (volgens de laatste CVO Barometer) zich op dit vlak nog onder het Europese gemiddelde bevindt. Vooral de KMO’s blijven wat achterop hinken: daar waar in 60 % van de grote bedrijven al één of meer ‘groene’ voertuigen rondrijden, is dat amper bij 33 % van de middelgrote ondernemingen, 22 % van de kleine firma’s en 16 % van de microbedrijven het geval. Maar de Belgische ondernemingen beginnen te beseffen dat een ‘groene’ vloot tot heel wat besparingen kan leiden: 80 % schat dat ze tegen 2012 één of meerdere ecologische wagens in hun vloot zullen opnemen. Dat is drie keer meer dan in 2008, want toen nam slechts 27 % van de bedrijven deze stap in overweging. Trouwens: voor uw personeel hoeft u het niet te laten, want de Barometer toont aan dat 85 % van de bestuurders bereid is om voor een groen voertuig te kiezen. En 46 % zou ook accepteren om een opleiding eco-driving te volgen.

“Volgens de FOD Mobiliteit en Vervoer zijn er vandaag iets meer dan één miljoen personenwagens in gebruik bij ondernemingen, zelfstandigen en vrije beroepen.”

Meten is weten

Een ander pluspunt van huren op lange termijn is dat u over periodieke rapporteringen beschikt. Want precies hierdoor krijgt u een zicht op mogelijke extra besparingen. Stéphane Verwilghen legt uit: “Op basis van de gegevens van al onze klanten brengen we de gemiddelden van onder meer ongevallen, banden- en brandstofverbruik, …, in kaart. U kunt deze dan als maatstaf nemen om het rijgedrag van uw personeel te beoordelen. Door deze informatie ter beschikking van de bestuurders te stellen en de personen die bijzonder goed of slecht scoren aan te spreken, kunt u ze al voor een flink stuk sensibiliseren. Daarnaast kunt u bij slechte scores voorstellen dat de medewerker financieel tussenkomt, een eco-driving of verkeersveiligheid cursus volgt, … Bepaalde verhuurders bieden zelfs de mogelijkheid om gratis een brief naar de bestuurders te sturen indien ze teveel van één of meerdere normen afwijken.” Blijkbaar beginnen steeds meer ondernemingen de voordelen van huur op lange termijn te erkennen. Want uit de Barometer blijkt dat in de grote bedrijven nu al 64 % voor deze formule kiest (+ 11 % in twee jaar). Maar ook steeds meer kleine firma’s zoeken hun gading in operationele leasing: van 12 % in 2007 groeit hun aantal naar 21 % in 2009… Misschien moet u er eens serieus over nadenken om eveneens op deze trein te springen?

Nog enkele besparingsmaatregelen

Naast besparen door een efficiëntere keuze van de wagens en een adequater vlootbeheer, zijn er nog een paar andere maatregelen die u kunt nemen:

• Krimp het autokeuzebudget in. In de praktijk wordt dit niet zoveel gedaan: er wordt eerder geopteerd om het budget niet te verhogen. Stéphane Verwilghen: “Eigenlijk komt dat met een vermindering overeen, gezien de auto’s duurder zijn geworden.”
• Kies als bedrijfsleider zelf voor een zuinigere wagen. Stéphane Verwilghen: “We zien dat steeds meer zaakvoerders die weg opgaan, vooral dan omdat ze het voorbeeld willen stellen dat het met minder ook gaat. Maar over het algemeen heeft dit weinig met kostenbesparing te maken: het is de groene gedachte die hier een belangrijke rol speelt.”
• Laat uw wagens langer rijden. In plaats van de gebruikelijke vier jaar afschrijving, kiezen alsmaar meer bedrijven voor vijf jaar. Stéphane Verwilghen: “Enerzijds heeft dit te maken met het feit dat de wagens kwalitatiever zijn geworden. Anderzijds is er het psychologische element: 15 jaar geleden werd gedacht dat 100.000 km de limiet was, terwijl nu – onder meer door de technologische vooruitgang – deze psychologische limiet naar 150 à 170.000 km wordt opgetrokken. Hoe u het ook draait of keert, en voor welke financieringsmethode u ook kiest: hoe langer u met een wagen rijdt, hoe goedkoper de Total Cost of Ownership is (hoewel er de limiet van een maximale kilometrage is). De reden hiervoor is dat de afschrijving daalt in functie van de jaren. Vandaar dat veel ondernemingen hun nieuwe contracten op vijf jaar nemen: want een overschakeling van vier naar vijf jaar leidt al snel tot 350 euro besparing per jaar. Voor wat de lopende contracten betreft: ook deze worden geregeld verlengd. Zo vermijdt u – voor zes of twaalf maanden – een nieuw contract dat sowieso duurder zal zijn, aangezien de prijzen van de wagens, verzekeringen, reparaties, …, nu hoger liggen dan drie jaar geleden.”
• Geef uw medewerkers een kilometervergoeding in plaats van een bedrijfswagen. Maar let hierbij wel op voor ‘overdeclaratie’ van kilometers, want deze formule zou dan wel eens duurder kunnen uitkomen.
• Probeer bepaalde wagens niet aan personen te binden. Zo kunnen ze worden ‘gedeeld’ door verschillende medewerkers.
• Beheer de reisroutes beter. Introduceer GPS-systeem en plan de verplaatsingen beter. Zo daalt het aantal kilometers, wat tot minder slijtage van de wagen én minder brandstofverbruik leidt.
• Zorg dat uw wagens met de correcte bandenspanning rijden, want op die manier minimaliseert u het banden- en brandstofverbruik.
• Stimuleer telewerk (van thuis uit of via satellietkantoren).
• Stimuleer het gebruik van tele/videoconferenties.
• Voer flexibele werkuren in. Op die manier hoeft uw personeel niet per se in de file te staan, waardoor u flink wat op brandstofverbruik en manuren kunt besparen.
• Voer een tankpas in waarmee de bestuurders zo goed als overal kunnen tanken. Zo hoeven ze geen kilometers om te rijden en verbruiken ze dus minder brandstof/tijd om te gaan tanken.
• Beperk het privégebruik van de leasingwagen.
• Beperk de keuze tussen de modellen, want dan krijgt u betere aankoopvoorwaarden.
• Laat uw personeel alternatieve transportmiddelen gebruiken. Sensibiliseer uw personeel om (meer) aan carpooling te doen en het openbaar vervoer te nemen. Zo zijn er verschillende fiscale tegemoetkomingen om werknemers die over een bedrijfswagen beschikken, aan te moedigen om voor hun woon/werkverkeer toch het openbaar vervoer te gebruiken. Als een werkgever deze kosten voor zijn rekening neemt (bovenop het ter beschikking stellen van een firmawagen), vormt dit geen belastbaar ‘voordeel van alle aard’ en is dit aftrekbaar. Bovendien wordt het voordeel van alle aard van de firmawagen niet meer berekend aan de hand van de woon/werkafstand, maar op basis van de afstand van de woonplaats tot het station. Ook de fiscale aftrekbaarheid voor fietsen werd verhoogd. Bepaalde leasingmaatschappijen stellen tevens interessante formules voor om de bedrijfswagen en het openbaar vervoer te combineren.
• Moet u verhuizen? Zoek dan een pand dat gemakkelijk met het openbaar vervoer is te bereiken.
• Reken een bedrag aan de bestuurder aan in geval van schade in fout.
• Bied aan uw medewerkers de mogelijkheid om de auto op eigen kosten te ‘upgraden’. Indien een model ineens niet meer in het budget past, kan deze formule ervoor zorgen dat uw personeel niet misnoegd is.

Zorg voor een car policy

Een efficiënt wagenparkbeleid is op twee peilers gebaseerd. Enerzijds moet u ernaar streven om voor zo weinig mogelijk financiële en administratieve verrassingen komen te staan. Anderzijds moet u discussies met de gebruikers proberen te vermijden. En om dat laatste te bereiken, is er maar één oplossing: een waterdichte ‘car policy’. Stéphane Verwilghen: “Het gaat om een contract tussen de werkgever en -nemer dat voor beide partijen de rechten en plichten inzake de bedrijfswagen vastlegt. Enkel opsommen welk budget het personeelslid krijgt en welke accessoires zijn verplicht, volstaat dus niet. In de ‘car policy’ moet u ook bepalen wat er gebeurt als de werknemer ziek is, tijdskrediet neemt, of de wagen mag worden uitgeleend, of er bij een ongeval of vandalisme een franchise door de bestuurders is verschuldigd, onder welke voorwaarden het voordeel van de bedrijfswagen kan worden ingetrokken, welke kosten aan het einde van het leasingcontract voor de portemonnee van de medewerker zijn, … Een standaardcontract kunt u bij uw leasingmaatschappij krijgen. Bovendien zullen haar experts u helpen bij het aanpassen ervan naar uw specifieke situatie.”

Tenslotte nog dit: het car policy concept is in grote en middelgrote bedrijven goed ingeburgerd (95 en 83 %). Dat staat in scherp contrast met de firma’s die minder dan honderd werknemers tellen. Want daar maakt slechts 48 % van dit instrument gebruik.

De vier populairste besparingsmaatregelen (Barometer CVO 2009)

De Belgische bedrijven geven de voorkeur aan:

• Maatregelen ter verlaging van het brandstofverbruik (35 %)
• Heronderhandelen van de kosten met de wagenparkleveranciers (31 %)
• Overstap naar voertuigen van een lagere klasse (26 %)
• Overstap naar wagens met een lager vermogen (24 %)

Wat bij technische werkloosheid of tijdskrediet?

De laatste maanden moesten talrijke bedrijven noodgedwongen hun personeel op technische werkloosheid zetten of ontslaan. Maar wat doet u dan met de leasingwagens die u voor deze mensen hebt voorzien? Stéphane Verwilghen: “In de langetermijn contracten is er dikwijls een mogelijkheid tot ‘tijdelijke stilstand’ vermeld. Wanneer u de wagen gedurende een bepaalde periode niet kunt gebruiken, zal de leasingmaatschappij dan het maandelijkse huurbedrag verlagen. Daarnaast kunt u natuurlijk het contract afbreken, maar dat zal u wel wat kosten. Let wel: de meeste verhuurders leggen u hiervoor geen boete op. Ze zullen echter wel een ‘regularisatie’ doorvoeren. Met andere woorden: de afschrijving wordt van bijvoorbeeld vier naar twee jaar teruggebracht, wat een flinke meerkost kan betekenen.”

“Eerst en vooral moet u zich afvragen of u wel over de nodige mankracht en knowhow beschikt om deze taak binnenshuis uit te voeren.”

Tendensen in accessoires

Werkgevers verplichten hun personeel meestal om een wagen met metaallak te kiezen, gewoonweg omdat dit type voertuigen de beste wederverkoopwaarde oplevert. Daarnaast is vaak airco vereist: eveneens omdat dit een meerwaarde aan de auto geeft, maar ook omdat het tot minder vermoeidheid en dus een grotere veiligheid leidt. Stéphane Verwilghen: “We bemerken de laatste tijd een toenemende populariteit van de GPS. En dat is maar normaal, want dit toestel zorgt voor kortere trajecten – en dus minder brandstofverbruik – en voor een veiliger rijgedrag. Naar veiligheid toe, zijn ABS en bestuurdersairbag ondertussen standaard geworden. Nog niet zo vaak gevraagd, is het antislipsysteem (ESP). Maar ik veronderstel dat dit binnen hier en vijf jaar ook standaard zal worden.”

Financiering van wagens (Barometer CVO 2009)

In de microbedrijven blijft zelffinanciering de meest toegepaste formule (40 %), op de voet gevolgd door autokrediet. In kleine ondernemingen gaat de voorkeur eveneens naar zelffinanciering (43 %), maar in dit segment is de operationele leasing aan een opmars bezig (20 %). In middelgrote en grote firma’s doet operationele leasing het erg goed, met respectievelijk 54 en 64 %.

De CVO Barometer 2009

De Barometer van het Corporate Vehicle Observatory is het resultaat van een rondvraag die jaarlijks gelijktijdig in België, Groot-Brittannië, Griekenland, Duitsland, Frankrijk, Tsjechië, Zwitserland, Portugal, Italië, Polen, Spanje en India wordt gehouden. In totaal werden 3.379 beslissingsnemers over hun huidige en toekomstige aanpak van hun wagenparkbeheer ondervraagd.

www.cvo-belgium.be

Welke kosten dekt een overeenkomst van huur op lange termijn?

• Afschrijving: deze is gelijk aan het geïnvesteerde bedrag, verminderd met de restwaarde die na de contractduur aan de wagen wordt toegekend (volgens de verwachte kilometrage), gedeeld door het aantal maanden van de duur van het contract.
• Interestkosten: zoals bij elke leasing of financiering
• Taksen: rijtaks en belasting op de inverkeerstelling (BIV). Gezien de jaarlijkse voorafbetaling van de rijtaks en de voorafbetaling van de BIV aan de overheid is er wel een interestverrekening.
• Verzekeringspremies: omvat de dekking voor de burgerlijke aansprakelijkheid t.a.v. derden (BA) en de eigen schade (omnium, all risk of casco). Andere opties, zoals rechtsbijstandverzekering en bestuurdersverzekering (lichamelijk letsel bestuurder), zijn eveneens mogelijk. Let wel: de bestuurder wordt (in tegenstelling tot de inzittenden) niet door de BA gedekt. Dit kan problemen opleveren indien de gebruiker een verplaatsing maakt die buiten het kader van de arbeidsongevallen- of hospitalisatieverzekering valt.
• Beheerskosten: omvat de kosten die de verhuurder aanrekent voor zijn gepresteerde diensten en kan variëren in functie van de klant.
• Vervangwagen
• Pechbijstand
• Onderhoud en herstelling: de klant betaalt een maandelijks forfait dat in functie van de af te leggen kilometers wordt bepaald. De leasingmaatschappij draagt alle kosten (inclusief reparaties) indien de wagen door de huurder als een ‘goede huisvader’ wordt gebruikt.
• Banden: onbeperkt of in aantal banden in functie van de gebudgetteerde kilometers berekend. In dat laatste geval beschermt de verhuurder zich tegen het zogenaamd te sportief rijgedrag van de huurder.
• Brandstof (optioneel): heel wat leasingmaatschappijen bieden hun klanten brandstofkaarten aan. De aanrekening gebeurt steeds op basis van de reële kosten. Het voordeel is dat alles bij de leasingmaatschappij wordt gecentraliseerd (bestellen, beheren, blokkeren), waardoor u dit aspect niet meer zelf moet coördineren.

Een aantal van deze diensten kunnen optioneel worden genomen. Maar hoe meer diensten u uit het contract haalt, hoe groter het risico op efficiëntieverlies wordt.

No related posts.

Gerelateerde bijdragen mogelijk gemaakt door Yet Another Related Posts Plugin.

Categorie: Articles > Fleet Management